Automaatio vauhditti IT-laitteiden toimituksia – toimitusaika puolittui
DigiHelsinki on automatisoinut tietokoneiden ja näyttöjen tilaus- ja toimitusprosessin, ja kaupungin työntekijä saa laitteen käyttöönsä huomattavasti nopeammin. Myös Helsingin kaupungin ilmastotavoitteet on huomioitu.
Uudessa tilaus- ja toimitusprosessissa IT-laitteiden tilaus lähtee automaattisesti toimittajan tietojärjestelmään toimialan tai liikelaitoksen hyväksyttyä tilauksen. Myös toimittajan prosessi on automatisoitu. Jos kiertovarastossa ei ole tarpeita vastaavaa IT-laitetta käytettynä, käynnistyy käytetyn laitteen toimituksen sijaan uuden tuotteen toimitus.
”Kesästä 2025 lähtien automaatiolla tilattavien erilaisten tietokoneiden ja näyttöjen valikoimaa on vähitellen lisätty. Nyt automatisoiduilta tilauslomakkeilta löytyvät kaikki vakiomallit ja ollaan täydessä vauhdissa. Jo yli 2 400 tilausta on toimitettu automaatiolla”, kertoo projektipäällikkö Ville Pitkola DigiHelsinki Oy:stä.
Automaatiolla IT-laitteet nopeammin työpöydälle
Uudistuneen prosessin ansiosta IT-laitteet on toimitettu ja asennettu viiden arkipäivän sisällä, kun aiemmin siihen meni kaksi viikkoa. Tähän mennessä IT-laitteita on toimitettu asiakkaille jopa 3–5 arkipäivässä tilauksesta.
Käytetyt IT-laitteet voidaan saada kiertoon Helsingin kaupungin ilmastotavoitteiden mukaisesti.
”Suurin hyöty automatisoinnista on toimitusaikojen nopeutuminen. Hienoa on myös se, että käytetyt IT-laitteet voidaan saada kiertoon Helsingin kaupungin ilmastotavoitteiden mukaisesti”, kiteyttää Pitkola.
”Toimistokannettavan tilaaminen sujui erittäin hyvin. Lomake ohjasi intuitiivisesti eteenpäin, ja sen täyttäminen oli helppoa ja yksinkertaista. Niin toimitus kuin asennuskin hoitui hyvin nopeasti. Tietokone oli valmiina odottamassa uuden työntekijän ensimmäisenä työpäivänä”, toteaa tyytyväisenä kanslian hallinto-osaston johtava asiantuntija Ville Kontinen.
Mitä hyötyä IT-laitteiden tilaus- ja toimitusprosessin automatisoinnista on Helsingin kaupungille?
- IT-laitteiden tilaaminen käy kätevästi ja nopeasti.
- Huomattava säästö toimitusajassa. Aiemmin manuaalinen prosessi kesti kaksi viikkoa, nyt se on puristettu 5 arkipäivään, mikä helpottaa arjen sujumista.
- Automatisoinnin ansiosta virheiden mahdollisuus on pieni.
- Kaikille toimialoille yhteinen ja tehokas prosessi, jossa myös vanhat IT-laitteet saadaan kiertoon.
Huom! DigiHelsinki tulee laajentamaan automaatiota myös tablettien ja Mac-tietokoneiden tilaamiseen vuoden 2026 aikana. Erikoislaitteet eivät ole tilattavissa automaatiolla, vaan niihin liittyvät tilaukset DigiHelsinki käsittelee manuaalisesti ja tarvittaessa myös kilpailuttaa. Tällöin on syytä varautua pidempään toimitusaikaan.
Haluaisitko saada lisätietoja?
Ota yhteyttä DigHelsingin Elinkaaripalveluihin, tiimipäällikkö Ulf Ginmaniin, ulf.ginman@hel.fi.
DigiHelsinki on Helsingin kaupungin strateginen kumppani, joka tuottaa keskitetysti kaupungin toiminnan kannalta kriittiset digitaaliset palvelut. Räätälöimme asiakkaidemme tarvitsemat palvelut kaupungin eri toimialojen ja liikelaitosten erityistarpeiden ja -toiveiden mukaan kustannustehokkaasti ja laadukkaasti.
Teksti: Katja Männistö; Kuva: Adobe Stock