Tietokoneiden elinkaarivaihdot tuovat ennakoitavuutta Helsingin digiarkeen
DigiHelsinki laajentaa tietokoneiden suunnitelmalliset elinkaarivaihdot Helsingin kaupungin eri organisaatioihin. Yhteinen toimintamalli tekee laitevaihdoista hallittuja ja tehokkaita sekä parantaa työvälineiden toimintavarmuutta ja tietoturvaa. Taloushallintopalveluliikelaitos Talpassa mallia pilotoitiin syyskuussa 2026, minkä jälkeen se otettiin jatkuvaan käyttöön.
Hyväksi havaittu toimintamalli laajenee kaupunginlaajuiseksi
Tietokoneiden elinkaarivaihtoja on tehty Helsingin kaupungilla aiemminkin, mutta käytännöt ovat vaihdelleet organisaatioittain. Esimerkiksi sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla suunnitelmallisia elinkaarivaihtoja on tehty jo pitkään.
Nyt DigiHelsinki laajentaa toimintamallia myös muille kaupungin toimialoille ja liikelaitoksiin. Tietokoneet vaihdetaan niiden elinkaaren perusteella, pääsääntöisesti viidentenä käyttövuotenaan.
”Tavoitteena on, että käyttäjillä on aina käytössään toimivat ja ajantasaiset laitteet. Samalla pystymme suunnittelemaan laitevaihdot yhdessä asiakkaiden ja toimittajan kanssa hyvissä ajoin etukäteen”, kertoo tiimipäällikkö Ulf Ginman DigiHelsingiltä.
Hallittu elinkaari auttaa välttämään tilanteita, joissa laitteita vaihdetaan tarpeettoman aikaisin tai käytetään liian pitkään. Ajantasaiset laitteet tukevat myös tietoturvallista työskentelyä.
Talpassa käyttäjä voi valita itselleen sopivan vaihtoajan
Talpassa toimintamallia pilotoitiin syyskuussa 2026. Hyvien kokemusten perusteella se otettiin jatkuvaan käyttöön, ja elinkaarivaihtoja tehdään jatkossa vuosittain.
DigiHelsinki tunnistaa laiterekisteristä vaihtoon tulevat tietokoneet ja toimittaa tiedot Talpalle. Talpa viestii vaihdosta käyttäjille, ja vaihtoajat ovat varattavissa verkkokalenterissa.
”Käyttäjä voi valita itselleen sopivan vaihtoajan ja suunnitella työpäivänsä sen mukaan. Pilotti on sujunut hyvin”, sanoo Talpan IT-päällikkö Kari Venäläinen.
Automaatio tehostaa laitteiden elinkaaren hallintaa
Toimintamallissa hyödynnetään ServiceNow-palvelunhallinta-alustaa ja automaatiota. Laiterekisterin avulla tunnistetaan vaihtoon tulevat tietokoneet ja muodostetaan massatilaus. Tilaus- ja toimitusprosessi on pitkälti automatisoitu asennusvaiheeseen asti.
Kun useita tietokoneita vaihdetaan samalla kertaa, toimittaja pystyy järjestämään kuljetukset ja asennukset tehokkaasti. Tämä säästää aikaa ja kustannuksia sekä vähentää erillisten kuljetusten määrää.
Käytöstä poistuville laitteille etsitään mahdollisuuksien mukaan jatkokäyttöä kaupungilla tai ne kunnostetaan jälkimarkkinoille.
Laitevaihtojen ennakointi helpottaa suunnittelua
Laiterekisteristä nähdään, kuinka monta tietokonetta on tulossa elinkaarensa päähän seuraavan vuoden aikana.
”Kun tiedämme etukäteen, kuinka paljon laitteita on tulossa vaihtoon, voimme suunnitella hankinnat, toimitukset ja asennukset hallitusti”, Ginman sanoo.
Kaupunginkansliassa suunnitelmalliset elinkaarivaihdot aloitettiin vuonna 2025. Aiemmin laitteiden vaihtotarve saattoi tulla vastaan vasta esimerkiksi tietokoneen rikkoutuessa tai käyttöiän jo päättyessä.
”Nyt pystymme varautumaan laitehankintojen kustannuksiin ja budjetoimaan tarkemmin. Käyttäjän näkökulmasta laitevaihdot ovat samalla sujuvampia”, toteaa kaupunginkanslian ICT-asiantuntija Ari Burtsoff.
Yhteistyöllä toimivampaa digitaalista arkea
Tietokoneiden elinkaarivaihdot ovat yksi esimerkki siitä, miten DigiHelsinki kehittää Helsingin yhteisiä digipalveluita yhdessä asiakkaidensa kanssa. Yhtenäinen toimintamalli, ajantasainen laitetieto ja automaatio tekevät laitteiden elinkaaren hallinnasta tehokkaampaa – ja kaupungin työntekijöiden digiarjesta sujuvampaa.
Lisätiedot
Ota yhteyttä DigiHelsingin elinkaaripalveluihin, tiimipäällikkö Ulf Ginmaniin, etunimi.sukunimi@digihelsinki.fi.
Tietokoneiden suunnitelmallisten elinkaarivaihtojen hyödyt:
• Toimivat ja ajantasaiset työvälineet
• Parempi tietoturva
• Ennakointi tukee budjetointia ja suunnittelua
• Automaatio tehostaa tilaus- ja toimitusprosessia
• Keskitetyt laitevaihdot säästävät aikaa ja kustannuksia
• Laitteiden jatkokäyttö ja tehokkaammat kuljetukset tukevat vastuullista laitehallintaa
DigiHelsinki on Helsingin kaupungin strateginen kumppani, joka tuottaa keskitetysti kaupungin toiminnan kannalta kriittiset digitaaliset palvelut. Räätälöimme asiakkaidemme tarvitsemat palvelut kaupungin eri toimialojen ja liikelaitosten erityistarpeiden ja -toiveiden mukaan kustannustehokkaasti ja laadukkaasti.
Teksti: Katja Männistö; Kuva: Adobe Stock