Puhelimet Stadin Helpdeskistä nopeasti
DigiHelsinki on automatisoinut puhelinten tilaus- ja toimitusprosessin, ja kaupungin työntekijä saa puhelimen käyttöönsä huomattavasti nopeammin. Myös vastuullisuusnäkökulmat on huomioitu.
Uudessa tilaus- ja toimitusprosessissa puhelintilaus lähtee täysin automaattisesti toimittajalle. Myös toimittajan prosessi on automatisoitu: Toimittajan robotti selvittää ennalta määritettyjen kriteerien mukaan, onko kiertovarastossa tarpeita vastaavaa puhelinta. Jos sopivaa puhelinta ei löydy käytettynä, robotti tilaa uuden puhelimen.
”Kesällä 2024 aloitettiin testaamaan tilaus- ja toimitusprosessia, ja nyt ollaan täydessä vauhdissa. Täysautomaatio on ollut käytössä helmikuun 2025 alusta, josta lähtien puhelimia on toimitettu jo lähes 1 500 kpl, ja lisäksi lähes 100 tilausta on matkalla tällä hetkellä”, kertoo projektipäällikkö Ville Pitkola DigiHelsinki Oy:stä.
Automaatiolla nopeammat toimitusajat
Uudistuneen prosessin ansiosta toimittaja lähettää puhelimen viiden arkipäivän sisällä, kun aiemmin siihen meni kaksi viikkoa. Tähän mennessä puhelimia on toimitettu asiakkaille keskimäärin 3-5 arkipäivässä tilauksesta, nopeimmillaan jopa yhdessä päivässä. Uusi tilaus- ja toimitusprosessi on tällä hetkellä käytössä jo suurimmalla osalla kaupungin organisaatioista.
”Yhteistyössä DigiHelsingin kanssa olemme onnistuneet automaation kehittämisessä ja toimitusaikojen selkeässä nopeuttamisessa. Hienoa on myös se, että käytetyt puhelimet voidaan saada kiertoon Helsingin kaupungin ilmastotavoitteiden mukaisesti”, ICT-palvelupäällikkö Markku Havukainen sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalta kiittelee toimivaa ja hyvää yhteistyötä.
Yhteistyössä DigiHelsingin kanssa olemme onnistuneet automaation kehittämisessä ja toimitusaikojen selkeässä nopeuttamisessa.
”Lomakkeen täyttäminen kävi kätevästi, tilausvahvistus saapui sähköpostiin ripeästi ja itse toimitus tapahtui erittäin nopeasti. Helpotti kovasti sekä omaa että yksikön arkea, että saimme puhelimet käyttöön niin ketterästi. Sote-alan toimijana tämä on meille todella tärkeää, koska tarvitsemme puhelimia jatkuvasti yhteydenpitoon muun muassa omaisten ja lääkäreiden kanssa”, kertoo yksikön päällikkö Mari Lipponen Kaarelan ryhmäkodista.
Mitä hyötyä puhelinten tilaus- ja toimitusprosessin automatisoinnista on Helsingin kaupungille?
- Puhelimien tilaaminen käy kätevästi ja nopeasti.
- Huomattava säästö toimitusajassa. Aiemmin manuaalinen prosessi kesti kaksi viikkoa, nyt se on puristettu 3–5 arkipäivään, mikä helpottaa arjen sujumista.
- Seurantakoodi helpottaa toimitusajan seuraamista.
- Automatisoinnin ansiosta virheiden mahdollisuus on pieni.
- Kaikille toimialoille yhteinen ja tehokas prosessi, jossa myös vanhat puhelimet saadaan kiertoon.
Haluaisitko saada lisätietoja?
Ota yhteyttä DigiHelsingin Elinkaaripalveluihin, palvelupäällikkö Aimo Gabrielssoniin, aimo.gabrielsson@hel.fi tai palvelupäällikkö Esa Härköseen, esa.harkonen@hel.fi.
DigiHelsinki on Helsingin kaupungin strateginen kumppani, joka tuottaa keskitetysti kaupungin toiminnan kannalta kriittiset digitaaliset palvelut. Räätälöimme asiakkaidemme tarvitsemat palvelut kaupungin eri toimialojen ja liikelaitosten erityistarpeiden ja -toiveiden mukaan kustannustehokkaasti ja laadukkaasti.
Teksti: Katja Männistö, Kuva: Adobe Stock