ICT-laitteet Stadin Helpdeskistä huomattavasti nopeammin

Olennainen muutos aiempaan verrattuna on se, että tieto tilauksesta menee lomakkeelta automaattisesti toimittajan toiminnanohjausjärjestelmään, jolloin se voidaan ottaa heti työn alle. ”Tässä säästytään monelta aikaa vievältä työvaiheelta: toimittajan mahdollisesti viiveellä läpikäymistä lukuisista sähköpostiviesteistä tiedon manuaaliseen käsittelyyn eri vaiheissaan”, toteaa johtava ICT-asiantuntija Pekka Karppinen DigiHelsinki Oy:stä. 

”Automaattisia lomakkeita puhelintoimituksiin pilotoitiin jo vuosi sitten, ja nyt puhelimia koskeva projekti on tuotannossa ja marraskuun aikana kaikilta osin käytössä. IT-laitteiden toimitusintegraatio on tavoitteena olla valmiina vuoden loppuun mennessä”, täsmentää Karppinen. Automaatio tulee lopulta koskemaan kaikkia Stadin Helpdeskiin tulevia tilauksia. 

Automaatiolla nopeammat tilaukset ja toimitukset

”Tilaus- ja toimitusprosessin sujuvuus ja oikea-aikaisuus on olennaisessa roolissa kriittisten palveluiden toimivuuden turvaamisessa. On ilo huomata, että DigiHelsinki kehittää tilaus- ja toimitusprosessiaan nopeammaksi automatisoiduilla lomakkeilla”, kertoo ICT-palvelupäällikkö Markku Havukainen Helsingin kaupungin Sotepe-toimialalta. 

Tilaus- ja toimitusprosessin sujuvuus ja oikea-aikaisuus on olennaisessa roolissa kriittisten palveluiden toimivuuden turvaamisessa.

Helsingin kaupungin sotepe-toimialalla automaatiota hyödynnetään jo esimerkiksi käyttöoikeuslomakkeissa. ”Meillä automatisoitu lomake tuo uudenlaista tehokkuutta erityisesti terveysasemille uuden työntekijän työsuhteen aloittamisen yhteydessä, kun yhdellä lomakkeella voi tilata automaattisesti kaikki ICT-laitteet ja myös käyttöoikeudet eri järjestelmiin. Toteutusta on juuri laajennettu kattamaan kaikki toimialan yksiköt”, jatkaa Havukainen. 

Hyödyt Helsingin kaupungille

• Palveluprosessi nopeutuu olennaisesti, ja automaattisen tietojenkäsittelyn ansiosta virheiden mahdollisuus pienenee. Aiemmin manuaalinen prosessi kesti kaksi viikkoa, nyt se on puristettu 3–5 päivään. Erikoistuotteilla on jatkossakin omat toimitusaikansa. 
• Kaikilla osapuolilla on nyt entistä paremmat ja luotettavammat tiedot käytössä olevista ICT-laitteista Stadin Helpdeskissä olevan automaattisesti päivittyvän laiterekisterin ansiosta.
• Laiterekisteri mahdollistaa ICT-laitteiden vaihtotarpeiden paremman ennakoinnin niin ennusteissa kuin budjeteissakin.

Hyödyt esihenkilölle

• Automatisoidun lomakkeen avulla esihenkilö pystyy kätevästi tilaamaan työkalut uudelle työntekijälle.
• Integraation ansiosta tilaus menee suoraan toimittajalle, mikä nopeuttaa tilauksen perille saapumista ja lyhentää työkalujen toimitusaikaa.
• Kun työntekijä on jo talossa sisällä, voi hän itse tilata uuden itsepalveluprosessin ansiosta tarvittavat täydennykset työkaluihin, mikä säästää esihenkilön työaikaa ja rutiinitöiden määrää.

Hyödyt työntekijälle

• Mahdollistaa sen, että työntekijä voi itse tilata tarvitsemansa työkalut. Hän näkee kätevästi, mitä vakiolaitteita on tarjolla ja valitsee niistä tarvitsemansa. Tilausehdotus menee automaattisesti hyväksyttäväksi.  
• Tehokkaamman tilaus- ja toimitusprosessin ansiosta työntekijä saa tilausehdotuksen ripeästi eteenpäin ja myös työkalut selkeästi aiempaa nopeammin käyttöönsä. 
• Jos työntekijän käytössä oleva laite hajoaa, saa hän nopeasti hajonneen tilalle täysin korvaavan, pysyvän laitteen, eikä rikki mennyttä laitetta lähetetä hänelle enää takaisin. 

DigiHelsinki on Helsingin kaupungin strateginen kumppani, joka tuottaa keskitetysti kaupungin toiminnan kannalta kriittiset digitaaliset palvelut. Räätälöimme asiakkaidemme tarvitsemat palvelut kaupungin eri toimialojen ja liikelaitosten erityistarpeiden ja -toiveiden mukaan kustannustehokkaasti ja laadukkaasti.

Teksti: Katja Männistö, Kuva: Jussi Hellsten